Beiträge

QR-Codes statt rote und orange Einzahlungsscheine

Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs gültig ab 1. Juli 2020.

Einleitung
Der Finanzplatz Schweiz führt mit ISO 20022 einen neuen Standard für den Zahlungsverkehr ein. Statt der roten oder orangen Einzahlungsscheine gibt es eine Rechnung mit QR-Code. Ab Juli 2020 sollen die ersten entsprechenden Rechnungen in den Schweizer Haushalten landen. Die bisherigen Einzahlungsscheine sollen bis Ende 2020 völlig von der Bildfläche verschwinden. Die heute im Zahlungsverkehr gängigen Formate und Verfahren werden Schritt für Schritt angepasst.

Die beiden grossen Zahlungswege der Banken und der Post werden so in einem gemeinsamen neuen Standard zusammengefasst. Mittelfristig soll damit auch unser Schweizer Zahlungssystem mit dem internationalen Standard übereinstimmen. Mit dem neuen ISO 20022 Standard wird sowohl in der Schweiz wie auch im Euroraum das Zahlungswesen vereinheitlicht. – Das verkürzt den Administrationsaufwand und hilft damit entscheidend mit, Zeit zu gewinnen, Fehlbuchungen zu verringern und letztlich Kosten zu senken. Nicht zuletzt wird damit die Grundlage für digitale Geschäftsprozesse geschaffen.

Abkürzungen
BESR Bankeinzahlungsschein mit Referenznummer / bisheriger oranger Einzahlungsschein.
BIC Business Identifier Code (auch SWIFT-Code genannt) / eindeutige internationale Identifikatio.
camt Cash Management / Nachrichtenformat des IDO-20022 Standards     (Übermittlung von Kontoauszügen in elektronischer Form)
DTA Datenträgeraustausch  / «altes» Nachrichtenformat zur Übertragung von Zahlungsaufträgen = ist per 30.06.2018 ausgelaufen  (neu: pain)
ESR Einzahlungsschein mit Referenznummer
IBAN International Bank Account Number / eindeutige Identifikation von Konten
ISO International Organisation for Standardisation / Aufbau von Finanznachrichten
MT Message-Type-Nachrichten
pacs Payment Clearing an Settlement / Nachrichtenformat für den Interbankenverkehr
pain Payment Initiation / Nachrichtenformat zur Übermittlung von Zahlungsaufträgen
SWIFT Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication     (Netzwerk der Banken weltweit für den Austausch von Finanztransaktionen)
VESR Variabler Einzahlungsschein mit Referenznummer

Ausgangslage
Durch die Standardisierung wird der Automatisierungsgrad der Buchhaltungsprozesse verbessert. Der neue QR-Code der neuen Rechnung (ersetzt die bisherigen Einzahlungsscheine). Auf dem neuen Beleg sind alle Zahlungsdetails enthalten. Das reduziert den manuellen Aufwand und steigert die Effizienz bei der Zahlungsabwicklung. Mit den orangen ESR-Einzahlungsscheinen konnten limitierte Informationen bereits mit SCAN-Geräten eingelesen werden. Aber von einer Digitalisierung konnte noch keine Rede sein.  – Die QR-Rechnung ist von Grund auf ein digitales Produkt. Auf dem neuen «Zahlteil QR-Rechnung» steht nicht mehr der Text im Vordergrund, sondern ein grosser QR-Code. Dieses Pixelmuster kann von einem Smartphone oder einen für das E-Banking entwickelten Lesegerät (SCANNER) entziffert werden. Im QR_Code sind sämtliche Informationen enthalten, die zum Bezahlen einer Rechnung notwendig sind. Im Code ist weiter genügend Platz, um weitere Informationen hinein zu packen. Neben dem Code sind alle Informationen auch in Textform aufgedruckt. So kann der Beleg auch bei einem elektronischen Systemausfall benutzt werden. Alle notwendigen Eckdaten sind vorhanden.

Für jedes Schweizer Konto gibt die IBAN-Nummer
die eindeutige Konto-Nummer des Empfängers vor. Damit werden Erfassungsfehler
vermieden und zeitaufwändige Rückweisungen der Banken vermieden. Dies bedeutet
eine raschere Verfügbarkeit der Geldmittel und weniger Kosten (Spesen).

Mit dem ISO-20022 Standard konnten die
regulatorischen Anforderungen des Geldwäscherei­gesetzes und die Massnahmen
gegen die Terrorismusfinanzierung vollständig umgesetzt werden. Herkunft und
Empfänger sowie Zahlungsgrund und Zahlungswege sind nachvollziehbar.  

Nutzen für Private
Privatpersonen profitieren am Smartphone am meisten. Hier können Sie den QR-Code einlesen und das war’s! Am Smartphone sind die QR-Codes leichter lesbar als die bisherigen Zeichen-Codes. Der Scanvorgang wird mit dem QR-Code also vereinfacht. Im Aufbau ist auch die Möglichkeit mit Bezahldiensten wie TWINT.

Wenn Sie sich gewohnt sind, zur Bank oder zur
Post zu gehen und dort ihre Einzahlungen manuell tätigen, wird der Nutzen nicht
so gross sein. Die direkte Bezahlung am Bank- oder Postschalter ist vielleicht
sogar etwas umständlicher als bisher, weil Sie mit der ganzen Rechnung zum
Postbüro oder zu Bank gehen müssen. Sie können aber mit dem neuen QR-Code
darauf zählen, dass die Zahlung auf dem direkten Weg und rasch zum Empfänger
gelangt.

Den grössten Sprung vorwärts machen die Nutzer
am PC. Mit entsprechenden Scannern oder der Verwendung von Webcams bei Laptops
vereinfachen sich die Zahlungen deutlich. Es müssen keine Referenznummern mehr
eingetippt oder erfasst werden. Das senkt nicht nur das Risiko für Fehler,
sondern führt auch zu deutlicher verbesserter Verarbeitungssicherheit und
–Geschwindigkeit.

Vorbereitung für das QR-Zeitalter
Damit das alles funktionieren kann, muss die EDV, d.h., die Finanzsoftware im Hause den neuen Gegebenheiten angepasst werden. – Alle namhaften Schweizer Software-Hersteller unterstützen diesen Umstellungsprozess.

  • Testen Sie die Anpassungen an die
    ISO-20022 Norm
  • Ersetzen Sie alle Kontonummern
    (Kreditoren, Debitoren, Lohn etc.) durch die IBAN-Nummer. Für Auslandzahlungen
    kann zusätzlich der BIC (SWIFT-Code) notwendig sein. Die «alten» Kontonummern
    können ab 1.1.2021 nicht mehr verarbeitet werden.
  • Stellen Sie sicher, dass bis Mitte
    2020 (spätestens!) camt.054-QR-Meldungen verarbeiten können (Die bisherigen MT940-Dateien
    können nicht mehr verarbeitet werden)
  • Klären Sie ab, ob Buchhaltungsprozesse
    automatisiert werden können (E-Rechnungen, automatische Zahlungseingänge,
    camt-Kontoauszüge (zum direkt Einlesen))
  • Planen Sie die Erfassung und
    Verarbeitung von QR-Rechnungen ab 30. Juni 2020.

Bei der Einrichtung der Ausgangsrechnungen
sind strenge Kalibrierungsvorschriften einzuhalten. Der Softwarehersteller ihrer
Finanzsoftware wird sich an die Vorgaben halten und diese auch anwenden. So ist
zum Beispiel die Schriftart sowie der Schriftgrad für den Zahlteil und den
Empfangsteil im Detail vorgeschrieben. Der Einzahlungsschein mit QR-Code darf
zum Beispiel auch keine Farben enthalten. Die Grösse entspricht in etwa der
einer Postkarte.

Die Darstellung der Rechnungen
(Erscheinungsbild) kennt drei Formen:

  • Integration des QR-Teiles in der
    Papierrechnung (im unteren Teil der Rechnung)
  • Als Beilage zu einer Rechnung in
    Papierform (separates Blatt)
  • In einer QR-Rechnung integriert
    für elektronische Rechnungen (z.B. E-Mail) und im PDF-Format (ebenfalls im unteren
    Teil der Rechnung)

Übersicht über ISO-20022 Meldungen

Zeitrahmen
Ende 2020 erreichen wichtige Anwendungen im Finanzbereich ihr Ablaufdatum. So wird es keine ESR-Einzahlungsschein mehr geben und die alte Kontonummer kann nicht mehr verarbeitet werden.

Zusammenfassung
Die Vorbereitungen für die QR-Rechnungen sind bis zum 30.06.2020 abzuschliessen. Ab diesem Datum verschicken die Lieferanten die QR-Rechnungen. – Damit auch Sie von der automatisierten Verarbeitung der Debitoren und Kreditoren profitieren können, planen Sie rechtzeitig die Umstellung.